Pentingnya Arsip bagi Kehidupan Perusahaan

Berbicara tentang arsip, membayangkan suatu gundukan sampah, tempat pembuangan, siapa saja bisa menangani adalah suatu anggapan yang keliru. Padahal asrip bukan hanya sekedar gundukan kertas/catatan, tapi informasi dalam bentuk fakta dan detail. Arsip merupakan mata kesatuan/ hubungan yang utuh dan tidak terpisah-pisah, karena bagian yang satu melengkapi dan merupakan tambahan informasi dengan bagian yang lain.

Founding fathers, kearsipan di dunia, seperti Muller (1898), Jaknison (1922), Schellenberg (1955/65), Kennedy (1998), menyatakan bahwa arsip begitu penting karena adequate, complex, meaningful, comprehensive, accurate, authentic, inviolable (tidak dapat diganggu gugat).

Arsip merupakan sumber ingatan (we know less and less of more and more and know more and more of less and less). Jauh lebih berkarya daripada daya ingatan manusia yang sering lupa baik pribadi maupun kelompok (people forget but records remember).

Sebagai ingatan, arsip sangat stabil dan konsisten, tidak berubah dan merupakan endapan-endapan kegiatan sehari-hari kita. Dengan kata lain, merupakan peninggalan atas apa yang telah kita laksanakan, kita pikirkan, kita rundingkan, dan kita putuskan.

Arsip Perusahaan

Dunia tanpa arsip merupakan dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hukum, serta tanpa identitas nasional. Karena itu pengelolaannya harus secara profesional, untuk kepentingan operasional perusahaan secara keseluruhan dan pertanggungjawaban nasional/ sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban yang otentik.

Perlindungan Arsip

Perlindungan terhadap arsip tidak boleh diabaikan, selain segi fisik, yang lebih penting adalah segi informasinya yang terkandung didalamnya. “Nyawa” arsip sebenarnya terletak pada informasi yang dikandung. Terlebih untuk arsip-arsip permanen (vital), bila hilang atau musnah akibat kebakaran, tidak bisa diganti dengan uang berapapun, karena pentingnya nilai guna, sebagai bukti autentik yang dikandungnya. Dalam pengertian tidak bisa diganti atau diperoleh lagi untuk keduakalinya.

Begitu pula segi pengamanannya karena mendapatkan perhatian, memerlukan penanganan khusus, antara lain dengan meningkatkan kesadaran “security” bagi seluruh pekerja, pemimpin, terutama untuk yang berklasifikasi rahasia.

Semakin berkembangnya perusahaan, tentu saja semakin naiknya demand atas perkerjaan yang berkaitan dengan arsip. Kurangnya kesadaran dan perhatian terhadap pentingnya arsip bagi kehidupan atau jalannya roda organisasi perusahaan demi kelancaran seluruh proses administrasi inilah yang sealu menjadi masalah utama yang dihadapi oleh perkantoran dimana saja.

Dengan tersedianya informasi yang akurat yang diperoleh melalui data-data arsip ini sangat diperlukan agar proses pengambilan keputusan bagi pemimpin bisa cepat, tepat, yang akan berpengaruh bagi peningkatan daya mampu perusahaan dalam mengantisipasi setiap tantangan, hambatan, dan peluang yang timbul dari adanya perubahan.

Daya mampu dan daya tanggap ini akan memberikan kontribusi yang nyata dan optimal bagi perusahaan serta meningkatkan produktivitas-produktivitas dan daya saing di era globalisasi ini. Dengan adanya data dan informasi yang benar, lengkap, nyata dan up to date, seluruh kegiatan organisasi dapat diarahkan secara tepat untuk mencapai tujuan. Dengan cara berdayaguna, efektif, dan efisiensi.

Tidaklah berlebihan, bila informasi di sini sekaligus bisa merupakan ‘senjata’ untuk bersaing. Karena itu arsip perlu dikelola dan dilibatkan dalam proses manajemen termasuk di dalamnya proses manajemen informasi.

Tantangan Kearsipan

Beberapa tantangan yang harus dihadapi di era persaingan saat ini sehubungan dengan peran pentingnya arsip di dalamnya, antara lain :

  1. Perlunya pembinaan sumber daya manusia di bidang administrasi dan kearsipan. Pekerja bidang kearsipan sebenarnya merupakan suatu kaki, jantung, atau otak dari top manajemen.
  2. Budaya sadar dan tertib administrasi kearsipan di seluruh jajaran perusahaan agar proses penyediaan arsip sebagai sumber informasi yang up to date, bahkan bukti dan pertanggungjawaban secara cepat, tepat, dan akurat.

Budaya sadar dan tertib ini dapat dijadikan sebagai usaha pengembangan budaya disiplin organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan meningkatkan daya saing (efisiensi merupakan kunci untuk memenangkan kompetensi).

Dengan adanya Undang-Undang Kearsipan (UU No.7 tahun 1971) sebagai landasan yuridis personal yang menjadikan keselamatan bahan pertanggungjawaban, menjadikan betapa pentingnya arsip sebagai sumber pembuktian yang tak tergantikan oleh kecanggihan teknologi informasi apapun.

Pemaknaan inilah yang seharusnya terus-menerus disosialisasikan bagi seluruh elemen organisasi perusahaan dimana saja. Kecanggihan teknologi hanya sebagai alat bantu saja, aspek manusia ada sebagai subjek yang paling menentukan.

Selain pentingnya menumbuhkan budaya kepakaran (profesional), yang lebih penting adalah mental personalnya terutama yang terkait secara langsung dengan penciptaan arsip, harus dipersiapkan dengan baik.

Arsip akan memberikan sumbangan besar bagi manajemen bila dikelola dengan baik dan benar bagi perusahaan apapun. Manajemen kearsipan harus benar-benar memperhatikan esensi keberadaannnya sebagai profit center dan kesiapan dalam memasuki era globalisasi. Meningkatkan kesiapan informasi untuk kelancaran operasional pemakaian, baik dalam peningkatan efisiensi intern maupun efisien peranannya sebagai sub-sistem dalam era globalisasi.

Arsip merupakan modal dan assets yang penting, karena menampilkan cerita yang baik dan terbuka

 

Arsip bagi Kehidupan Perusahaan – Lentera Bisnis

Related Post

Leave a Reply

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *